Gestion des procédures internes : les meilleures pratiques pour une organisation réussie
🔎 Vous travaillez sur des fichiers Word ou PDF pour gérer vos documents internes ? Sur des dossiers partagés avec vos collègues ?
📈 Cette approche est courante, mais en cas de départ d’un collaborateur ou de modification d’un processus, cela peut nuire à l’efficacité de votre organisation.
❌ En effet, sans gestion documentaire performante, les acquis se perdent et le risque d’erreurs augmente.
💡 Pas d’inquiétude ! Nous vous guidons pas à pas vers les meilleures pratiques pour structurer et optimiser la gestion de vos procédures internes.
Prêt.e.s pour la mise à jour de vos documents et faciliter leur adoption par vos équipes ? C’est parti !
1. Comprendre la gestion des procédures internes
a. L’intérêt de la documentation des procédures
Pour une entreprise, documenter ses actions et les archiver est une pratique courante. Mais une documentation performante fait plus que consigner des informations. Elle doit être pensée pour être accessible et compréhensible par tous. Chaque collaborateur doit pouvoir s’approprier le contenu et travailler en autonomie. En structurant et centralisant ces documents, l’entreprise limite la perte de connaissances. Elle assure une transmission fluide des savoirs etgarantit la continuité des processus, et ce même en cas de départs ou de changements internes. En effet, d’après cette étude de l’INSEE, le turnover en entreprise est de plus en plus fréquent. Et ses conséquences directes ? Perte des acquis, augmentation des erreurs, difficulté à suivre les projets en cours.
C’est pourquoi je vous conseille de soigner vos modes opératoires. Je vous explique tout maintenant !
b. La distinction entre stockage et gestion documentaire
Peut-être utilisez-vous déjà de bonnes solutions de stockage comme Sharepoint (pour la suite Office) ou Google Drive (pour la suite Google). Ces espaces sont en effet très adaptés à l’archivage et à la sauvegarde de vos fichiers. Et ce, dans un espace partagé et sécurisé. Pourtant, ils sont insuffisants pour assurer le cycle de viede vos documents. Car la gestion documentaire doit faire plus que veiller à l’accès aux documents. Elle doit non seulement faciliter leur utilisation collaborativemais aussi garantir l’optimisation de chaque procédure interne sur le long terme.
2. Choisir le bon outil de documentation
Prendre du temps pour rédiger votre documentation des processus est une première étape, la rendre fonctionnelle et accessible en est une autre. Le secret ? Utiliser les bons outils, et surtout, une solution documentaire web adaptée.
a. Les erreurs courantes avec Word et le format PDF
Dans la plupart des cas, la gestion des procédures repose sur l’utilisation de fichiers Word ou PDF. Ils sont souvent stockés dans des dossiers partagés (serveurs d’entreprise ou Drives en ligne). Si cette approche peut sembler ludique car familière, elle présente plusieurs limites :
- Figement des documents: leur modification est moins fluide. Et donc leur mise à jour, plus complexe.
- Perte de temps : liée à l’ouverture de chaque document. Dans l’application MS Word ou Adobe Reader, comptez 3 secondes contre moins d’1 seconde pour un format web.
- Augmentation des flux métier : juste à cause de simples notes non structurées. Par exemple, des notes stockées sur un ordinateur personnel.
- Risque de stockage en plusieurs exemplaires :sur les postes des utilisateurs. Cela entraîne des versions divergentes des documents, et donc, une perte de cohérence.
b.Ses composantes clés
Certes, prendre le réflexe de rédiger des documents détaillés, ça demande un temps d’adaptation. Mais en utilisant des outils adaptés, vous y gagnez sur le long terme. Pour vous aider, je vous ai dresséla liste des critères pour choisirvotre solution :
- Accessible: votre solution doit être utilisable sur tout support. C’est-à-dire : téléphone, ordinateur ou tablette. La collaboration doit répondre aux problématiques du travail hybrides ou à distance.
- Gestion des droits d’accès : elle doit offrir une gestion avancée des droits d’accès. C’est la garantie pour des données sécurisées et protégées contre toute divulgation non autorisée.
- Fonctionnalités variées : elle doit intégrer la gestion des versions. Ainsi que la recherche avancée.
3. Connaître les principaux outils
a. Les outils en ligne
Vous cherchez unealternative à une solution maison, hébergée sur vos propres serveurs ? Un outil en ligne peut offrir plus de flexibilité, de simplicité et de sécurité. Parmi les plus populaires, on trouve ceux de prise de notes, comme Evernote et Notion. Ils vous permettent de stocker, organiser et partager vos notes et documents via le cloud.
Cependant, leursfonctionnalités gratuites sont limitées. Pour bénéficier de l’intégralité des services, vous devrez souvent souscrire à un abonnement.
b. Les frameworks sur serveur
Vous avez également la possibilité d’héberger votre documentation des processus sur un serveur. Il existe en effet des outils conçus pour structurer et standardiser efficacement vos documents, y compris les plus complexes.
Découvrez ci-dessous les principaux frameworks disponibles :
- Docsify: génère une documentation à partir de fichiers Markdown.
- Docusaurus : idéal pour les sites documentaires dynamiques. Basé sur React.
- MkDocs ou Sphinx : souvent utilisés pour la documentation technique. Basés sur Markdown ou reStructuredText.
Pour la gestion de vos contenus web et de votre site internet, vous pouvezinstaller un CMS léger. Parmi les plus connus :
Grav : CMS en PHP dont le contenu est modifiable par des non-développeurs.
Hugo : CMS basé sur Go présentant de bonnes performances, mais nécessitant plus de compétences.
HTML/CSS personnalisés : vous avez des compétences techniques ? Créez une documentation personnalisée. En HTML et CSS.
c. Les applis incluses dans les packs
Lorsqu’il s’agit d’outils numériques, il est souvent plus avantageux économiquement d’exploiter des packs déjà souscrits. Parmi les plus connus : Microsoft, Google ou Apple. En effet, vos suites proposent déjà des outils performants et bien intégrés. En dépit des limites propres à chaque application, c’est sans la solution la plus cohérente. En plus d’économiser les abonnements, elles assurent surtoutla compatibilité des outils.
Alors,avant d’investir, posez-vous la question:
Les fonctionnalités incluses dans votre pack peuvent-elles répondre à vos besoins ?
Car garder le même outil, c’est :
- Optimiser les ressources existantes.
- Maîtriser les coûts.
- Simplifier votre environnement numérique.
Je vous propose donc un focus sur une de mes options préférées : Microsoft OneNote et sa technologie OCR.
c.1. Microsoft OneNote et la puissance de l’OCR
OneNote est un outil de prise de notes structuré, parfaitement intégré à la suite Microsoft 365. Son atout majeur ?La reconnaissance optique de caractères (OCR): c’est le seul outil Microsoft qui inclut un OCR pour les images. Elle transforme des captures d’écran ou documents scannés entextes modifiables.
Grâce à cette technologie, OneNote numérise automatiquement le texte d’une image. Vous pouvez ainsi l’utiliser comme s’il s’agissait d’undocument texte classique. Les avantages ?
- Simplification de la gestion des documents et de la recherche de données.
- Amélioration de la productivité.
Cependant, l’OCR fonctionne si la capture d’écran provient d’un outil de capture d’écran. Il estincapable d’extraire de texte à partir d’images. Qu’elles soient issues de fichiers Word ou de sources externes.
c.2. OneNote : bien gérer les droits d’accès
La gestion des droits dansOneNote peut être déroutante pour les novices. Par défaut, les blocs-notes sont stockés sur leOneDrive de la personne qui les créé. Ce qui limite l’accès aux autres utilisateurs. Pour une utilisation collaborative, stockez le bloc-notes dans unrépertoire partagé.Définissez ensuite en fonction des besoins les droits de lecture et d’écriture appropriés.
Cependant, c’est vrai : sondéplacement d’un espace personnel vers un dossier partagé, c’est loin d’être intuitif. Cette manipulation peut prêter à confusion, notamment pour les nouveaux. Alors, si vous rencontrez ces difficultés, je vous invite à vousréférer au support Microsoft.
Remarque : Microsoft Loop se distingue par son ergonomie intuitive et sa compatibilité fluide avec des outils externes tels que Jira, Trello et GitHub, facilitant ainsi la collaboration et la gestion des projets.
4. Simplifier l’accès aux outils
Une fois l’outil choisi,l’objectif est de soigner le contenu. Dans de nombreuses organisations, les procédures pour outils informatiques sont limitées. Le plus souvent, à une série d’instructions. Si ces directives suffisent à des utilisateurs expérimentés, elles manquent de clarté. Un problème pour les nouveaux arrivants ou les situations exceptionnelles. Voici donc les bons réflexes à adopter :
a. Le langage
Plus le langage est simple, plus vous favorisez l’accessibilité à la documentation. Vous y gagnez à plusieurs niveaux :
- Inclusivité : les utilisateurs peuvent avoir des niveaux de formation variés. Un langage simple garantit pour tout le monde le suivi sans difficultés de la procédure.
- Accélérer l’apprentissage : privilégiez une procédure claire et concise. Cela réduit le temps nécessaire à l’assimilation d’une nouvelle tâche ou un nouvel outil.
- Appropriation du contenu : simplifiez. En se rapprochant d’un langage connu, vos collaborateurs oseront davantage les modifier. Voire, les enrichir.
b. Les visuels
La lecture demande un effort d’attention. C’est là où l’image entre en jeu. Bon à savoir : le cerveau traite 60 000 fois plus vite une image qu’ un texte. En entreprise, elle améliore la compréhension. Elle favorise donc directement l’application des processus.
Pourquoi ? Car les représentations graphiquessynthétisent des informations complexes. Ce qui est un vrai plus pour des métiers exigeants en termes de précision. Elles les rendent claires et plus intuitives pour les utilisateurs. Et ce,indépendamment du niveau d’expertisede l’utilisateur.
Elles aident donc à la mémorisation et surtout, à la réduction d’erreurs liées à de mauvaises interprétations.
Les captures d’écransont en ce sens un excellent complément. Elles rendent vos procédures attractives et faciles à suivre. Grâce à un aperçu clair de l’interface utilisateur ou des menus à utiliser. Vous réduisez les risques d’ambiguïtés et aidez les utilisateurs à se repérer.
Toutefois,elles ont un inconvénient : leur maintenance. Car à chaque mise à jour du logiciel ou modification de l’interface, vous devez les refaire. Ce qui peut s’avérer chronophage. Par conséquent, elles sont à utiliser avec discernement. Privilégiez des formats visuels plus durables. Surtout pour les éléments susceptibles d’évoluer.
5. Structurer vos procédures
a. La rédaction des procédures
Les règles :
- Favoriser une compréhension globale. Le détail facilite l’assimilation des informations. Une procédure décrite sans expliquer les champs ou les options rend les instructions mécaniques. Elle prive l’utilisateur de toute vision d’ensemble. C’est pourquoi, en expliquant chaque champ et son rôle, vous donnez du sens à chaque étape. Vous permettez ainsi à vos collaborateurs d’adapter leurs actions aux différentes situations.
- Réduire les erreurs. Une mauvaise utilisation des champs peut entraîner des erreurs. Le pire ? Avec une documentation précise, elles sont évitables. Par exemple, précisez clairement les formats requis (date, nombre, texte). Vous prévenez ainsi les saisies incorrectes.
- Encourager l’autonomie. Une documentation détaillée permet aux utilisateurs de gagner en autonomie. Cela réduit leur dépendance à l’équipe de support technique.
- Anticiper les variantes. Les procédures trop simplifiées couvrent souvent un scénario standard. Grâce au détail des champs, vous adaptez votre guide à une variété de besoins et de situations particulières. Un gain de temps contre les blocages inattendus.
- Assurer le suivi des acquis. Les procédures évoluent avec le temps, et les équipes aussi. Adaptez, même lorsque les collaborateurs formés ont quitté l’entreprise. Cela facilite la transmission des savoirs et l’intégration des nouveaux arrivants.
b. Un exemple de structuration
Prenonsl’exemple d’une procédure informatique. Vous pouvez structurer vos formulaires en indiquant :
- La liste des champs d’un écran.
- La description fonctionnelle : expliquer la fonction du champ.
- Le type de données attenduessi nécessaire :
- Un champ limité par une liste prédéfinie.
- Un chiffre ou une date.
- Un champ non modifiable résultant d’un calcul.
- Les conséquences d’une saisie: expliquer l’influence des données sur les résultats ou étapes suivantes.
- Les erreurs courantes : prévenez ainsi des erreurs potentielles. Comme des formats incorrects ou des valeurs incohérentes.
- Des exemples : fournissez des cas concrets de saisie.
b. Les bénéfices à long terme pour l’organisation
- Gain de temps : la qualité des procédures réduit le temps passé à former les nouveaux employés ou à corriger les erreurs.
- Fiabilité des données : vous diminuez le risque de saisies incorrectes ou incomplètes.
- Conformité et traçabilité : une documentation complète garantit le respect des normes. Internes et externes.
6. Mettre à jour et faire évoluer ses contenus
a. L’intérêt de maintenir votre documentation à jour
Maintenir une documentation à jourest un incontournable. Cela garantit sa pertinence, sa fiabilité et son efficacité. Eh oui ! Une information obsolète peut induire les utilisateurs en erreur. Et par conséquent, impacter leur productivité. L’une des principales raisons, c’est l’évolution des systèmes informatiques. Cependant, cela peut aussi être lié à un changement dans vos processus, ou encore dans les normes organisationnelles. Quoi qu’il en soit, lesmises à jour régulières de vos outils sont indispensables.
L’avantage d’une documentation actualisée, c’est qu’elle améliore l’efficacité des utilisateurs. Mais en plus, elle renforce leur confiance dans les informations fournies. Elle favorise donc naturellement l’adoption des bonnes pratiques.
b. La méthode
Mettre à jour sa documentationgarantit la fiabilité des informationspartagées. Je vous liste les étapes :
Définissez une fréquence de mise à jour
Désignez des responsables
- Planifiez des révisions régulières (au moment des montées de version annuelles, lors de chaque mise en production).
- Adaptez la fréquence aux évolutions de votre secteur ou des outils utilisés.
- Assignez un ou plusieurs responsables qualités par domaine. De façon à piloter la validation des mises à jour.
- Encouragez les retours pour identifier les modifications éventuelles.
Standardisez le processus
Testez et validez
- Définissez des règles claires : relecture, validation et publication.
- Vérifiez les conformités et non conformités aux exigences légales et réglementaires (RGPD, norme ISO 27001).
- Faites relire par des utilisateurs pour s’assurer de la clarté et de la pertinence des mises à jour.
- Appliquez les modifications et assurez un suivi pour garantir leur adoption.
Conclusion : vers une documentation optimisée
La gestion des procédures internes est un investissement stratégique sur le long terme, bien au-delà d’une simple liste d’instructions.
En intégrant des outils comme Microsoft OneNote et en adoptant une documentation structurée, vous assurez :
✅ La continuité des savoirs, en préservant et en partageant les connaissances essentielles ;
🚀 Une productivité accrue, grâce à un accès rapide et organisé à l’information ;
💡 Une meilleure appropriation des procédures, facilitant leur adoption par les équipes ;
❌ Une réduction des erreurs, en standardisant les bonnes pratiques.
Miser sur une gestion documentaire moderne, c’est garantir efficacité, clarté et pérennité à votre organisation !
Besoin d’aide pourvotre gestion documentaire ?Contactez-moi dès maintenant et optimisons ensemble votre gestion documentaire.
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À bientôt pour de nouvelles astuces !
Maud Cappelle
